Pourquoi digitaliser les congés ?

Pourquoi Digitaliser Les Congés ?

La gestion de congé n’est pas une tâche facile surtout si les demandes de congé sont encore sur papier. Le suivi par excel n’est plus très évident avec le nombre de taches interne à gérer sur ce type de fichier. Alors, pourquoi ne pas utiliser d’autres moyens plus rapides et efficaces pour les traitements de congé ? Automatiser en ligne vos gestions RH, découvrez ci-dessous les bonnes raisons pour choisir ce dernier.

Gain d’argent et de temps pour l’entreprise

Convaincre son employeur de passer en digital ne peut que lui faire gagner plus d’argent. Même s’il ne le gagne pas personnellement, on pourra voir concrètement que l’entreprise pourra en tirer profit.

En effet, après la mise en place d’un logiciel de gestion de congé dans une entreprise. On constate qu’elle gagne en moyenne un jour de congé par employé. Prenons l’exemple d’une entreprise employant une cinquantaine d’employés avec un salaire moyen net de 20000€ net annuel. Un salarié gagne donc 10€ de l’heure. L’entreprise perd alors 10(€)*7(h) = 70*50 (employés) = 3500€.

Par contre, la mise en place d’un logiciel de congé ne coute que 500€ au maximum. Cette nouvelle pratique est un vrai gain de temps pour les ressources humaines, pour les managers, mais également pour les salariés. Quel que soit le logiciel congé payé choisi, il fera rapidement gagner du temps et de l’argent.

Gain de légitimité et possibilité de demande d’augmentation

Grâce à l’installation de l’outil automatique de gestion de congé, le vieux service des ressources humaines deviendra un nouveau service 3.0 à la dernière pointe de la technologie. Cela augmentera la motivation de chacun dans l’entreprise que ce soit pour le responsable RH  ou pour les salariés. Ce service pourra enfin procurer des informations rapides, à jour, fiables et claires. La lecture des rapports sera un plaisir et personne ne sera plus mis à l’écart dans l’entreprise. Une demande d’augmentation est envisageable en fonction des bons résultats que l’outil fournit.

Les managers pourront suivre les demandes de congés en masse en été

Il arrive qu’en été, les demandes de congés en masse deviennent une vraie galère pour les managers. La gestion de ce dernier n’est pas facile, car il y a parfois des demandes de congés les mêmes jours dans un même service et les managers peuvent se perdre dans les validations. Grâce à un calendrier en ligne, le manager pourra suivre facilement les demandes de congés pendant les périodes de vacances, le pont de l’ascension et du 1er mai. L’arrivée de l’outil en ligne automatisé n’apporte que des avantages pour l’entreprise et ses différents collaborateurs. Il pourra anticiper facilement les informations dont on a besoin à une date demandée. Le planning de congé pourra donner immédiatement les noms des salariés présents et ceux qui sont partis en congés.

Communication facile des informations

Avec un logiciel de congé, les informations de l’entreprise pourront être conservées sur une base de données dans un serveur sécurisé. Si auparavant, ces informations n’ont pas été sécurisées ou difficiles à lire. Ils sont désormais stockés dans un serveur et les collaborateurs seront épargnés de plusieurs fichiers excel parfois non mis à jour. L’outil automatique rend les informations plus accessibles et claires.

Souplesse avec l’expert-comptable lors de sa visite

Une entreprise a souvent un expert-comptable pour aider dans la comptabilité. Lors de son passage pour le point mensuel, ce dernier prend beaucoup de temps avec le nombre de fichiers excel et dossier sur papier à sortir et à suivre. N’oublions pas que les congés sur excel ne prennent pas en considérations les particularités des congés, des repos maladies et des jours de fractionnement.

L’outil en ligne comme celui que propose le site Manatime permet donc à l’expert-comptable de suivre facilement ces différentes tâches et facilite le travail de chacun. Encore une fois, c’est encore une économie de temps et d’argent.

Clôture annuelle facile grâce à l’outil

Comme on a dit plus haut, le logiciel congés payés permet de gagner du temps, les responsables RH peuvent enfin prendre des pauses. Si auparavant, le responsable de paie et RH sont les seules à travailler la fin d’année pour la clôture annuelle alors que tous les autres employés sortent déjà en congé et sont en famille. En utilisant ce logiciel de congé, on peut également déléguer le travail et validation des congés aux salariés ou managers et il ne reste plus que quelques vérifications.

Le changement c’est maintenant

Il est vrai que l’installation d’un nouveau projet peut être longue et demande de l’énergie, mais la mise en place de ce logiciel congé payé ne l’est pas pour autant. Il faut oser le changement, car il ne peut qu’apporter du bien à l’entreprise, aux employés, et aux managers. Le logiciel de congé est opérationnel tout de suite et le bénéfice qu’il apporte est énorme.

Comment choisir le bon logiciel de congé ?

Pour choisir le bon logiciel, les points ci-dessous sont à prendre en compte pour que tous les collaborateurs soient satisfaits

Une demande de congé en quelques clics

Poser les congés doit pouvoir se faire facilement puisqu’en dehors du travail, on n’a pas beaucoup de temps allouer pour ces genres de taches. Un logiciel de congé payé permet aux employés de déposer aisément leurs congés sans remplir une demande sur papier qui prend beaucoup de temps. L’utilisation de cet outil est fonctionnelle et spontanée.

Des compteurs en temps réel

Il n’y a rien de plus fatiguant que de se demander par mail ou sur place aux autres collègues sur les jours de congé encore disponibles. Il arrive même parfois que des congés soient posés et validés les mêmes jours sans que le responsable s’en rende compte. En installant ce nouvel outil, il existe une mise à disposition des compteurs en temps réel aux employés. On peut donc accéder au planning de congé même sur son smartphone.

Un seul emplacement d’information et de gestion

Une interface qui rappelle aux salariés leurs droits aux congés, précisément pour les évènements familiaux. Par exemple, pour un heureux évènement comme le mariage d’un salarié, ce dernier a droit à 4 jours de congé payé. Le mariage d’un enfant d’un salarié peut joui d’un droit d’une journée. Le logiciel de congé payé permet d’archiver le justificatif par le responsable des ressources humaines.

Un circuit de validation conforme aux normes

Un logiciel est fait pour s’adapter à tous types d’usages existants au sein de l’entreprise. Le rôle des managers est donc atténué, car il n’a qu’à effectuer des validations, des notifications et des relances si besoin. Le pré-remplissage des informations est encore attribué à l’outil, car tout est automatique.

Suivi du planning des absences

Il est plus facile de suivre le planning des absences à travers l’utilisation de l’outil puisqu’on peut visualiser les absences et présences des employés à une date précise. Cela facilite considérablement l’organisation d’une équipe et ils sont notifiés depuis leurs outils de messagerie.

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