Nombreuses sont les raisons qui font que l’archivage des documents en entreprise est nécessaire. Comme c’est un processus qui demande souvent du temps, il est recommandé de recourir à un logiciel spécifique. Avant de parler des manières efficaces pour archiver les documents en entreprise, voyons d’abord pourquoi il faut les archiver.
Les principaux avantages de l’archivage pour votre entreprise
L’archivage des documents entreprise présente de nombreux bénéfices à savoir :
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- Le respect de la législation
- Le maintien du bon fonctionnement de l’entreprise
- La réduction des coûts
- L’intérêt historique
Si vous archivez efficacement vos documents, vous ne risquez pas d’avoir de problèmes lors d’un contrôle administratif ou d’un audit. En effet, la non-présentation des documents peut engendrer des sanctions qui peuvent aller de 1500 euros à 250 000 euros d’amendes.
Si jamais l’entreprise est confrontée à un sinistre (inondation, incendie, vols, perte, etc.), vous n’aurez pas de mal à reprendre vos activités. L’archivage des documents est donc le moyen le plus sûr pour mettre toutes vos données en sécurité.
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Comment archiver les documents en entreprise ?
Néanmoins, il est conseillé d’archiver vos documents dans les règles de l’art, qu’il s’agisse de papiers et/ou de documents numériques. Le choix des moyens d’archivage dépend aussi de vos besoins en termes d’accessibilité à vos documents et au niveau de confidentialité souhaité.
Pour économiser vos moyens en place et en budget, il est recommandé de trier préalablement vos documents. Ceux qui ne sont pas forcément indispensables dans le cadre de votre activité n’ont pas vraiment besoin d’être conservés.
Il convient de noter que l’archivage des documents doit respecter une durée légale. Cette dernière peut varier en fonction du type de documents :
- 30 ans pour les pièces constitutives
- 3 ans pour les rapports aux commissaires aux comptes
- 10 ans pour des documents liés à une correspondance commerciale
- 10 ans pour des dossiers clients
- 30 ans pour les statuts de la société
- 30 ans pour les registres de titres ou de parts sociales
- 10 ans pour les commandes clients et fournisseurs, etc.
Mis à part l’archivage, vous devez également penser à mettre en place une stratégie de gestion des documents. De cette façon, vous saurez s’il est nécessaire de recourir à la numérisation ou à la dématérialisation de vos processus. Pour aller plus loin sur la politique de gestion des archives, nous vous invitons à vous rendre sur les sites prévus à cet effet.
Grâce à l’essor des nouvelles technologies, il est actuellement envisageable de conserver les documents grâce à des logiciels.