Quel est le rôle du logiciel planning dans une entreprise ?

Auparavant, un fichier tableur suffisait amplement pour gérer le personnel et toutes les activités de l’entreprise. Avec l'évolution de la technologie, et pour une gestion polyvalente des ressources, l’adoption d’un véritable outil numérique de planification est devenue un must.

Évidemment, ce logiciel se veut plus performant que les programmes de suivi traditionnels, et il a l’avantage d’affecter de manière positive tous les aspects de l’organisation. Quel rôle joue effectivement le logiciel de planning au sein d’une entreprise ? Dans cet article, vous trouverez les détails concernant ce sujet.

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Logiciel planning : pour élaborer le planning des collaborateurs, en individuel et par équipe

Planifier les tâches des salariés en fonction des demandes les plus urgentes ou par rapport aux zones géographiques à couvrir peut s’avérer pénible au fil du temps. Pour des raisons de praticité et d’efficacité, il est nécessaire d’adopter un logiciel planning performant. Grâce aux fonctionnalités de cet outil, les collaborateurs sauront plus facilement quelle tâche effectuer sur quelle plage horaire.

En un seul clic, ils pourront également accéder à la version à jour de l’organisation de toutes les équipes, avec la bonne répartition des heures de travail et les disponibilités de chacun. Et puisque la plateforme de planification offre une vue d’ensemble sur les tâches par ordre de priorité, il sera alors plus facile pour les responsables de proposer des actions correctives si jamais il y a des ajustements à faire.

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Limiter les erreurs de planification

Pour une entreprise dont le nombre de salariés dépasse la vingtaine, il n’est pas rare que des erreurs de planification surviennent au moment où l’on s’y attend le moins. Des retards ou des doublons aux rendez-vous, des oublis de congés ou tout simplement une mauvaise compréhension des emplois du temps…

Nombreux sont les cas de figure qui peuvent se présenter et chambouler toute l’organisation journalière, hebdomadaire ou même mensuelle. Pour disposer ainsi d’un système de suivi efficace, les dirigeants devraient intégrer l’outil de gestion de planning dans leur processus de management. Seul ce programme permettra de limiter les anomalies flagrantes en termes d’organisation.

Simplifier la gestion des imprévus

Dans le monde du travail, il y a souvent ces imprévus qui peuvent bousculer le planning dans son ensemble. Arrêt maladie, hospitalisation, accouchement d’urgence, accident ou absence soudaine due à un évènement familial, les déconvenues constituent toujours une « mauvaise surprise », aussi bien pour les autres équipes que pour les clients.

Et c’est pour résoudre justement ces problèmes de désappointement que l’outil de planification se montre indispensable. Effectivement, grâce au système de paramétrage initial, le planificateur trouvera sans problème le salarié disponible et qualifié pour être affecté sur la mission urgente. Non seulement, il identifiera le remplaçant idéal, mais en plus, il enverra des notifications aux ressources concernées pour les informer de l’urgence.

Faciliter la communication interne et externe

Le logiciel de planning est d’une aide précieuse en matière de communication, aussi bien entre les ressources en interne qu’avec les partenaires externes (clients, fournisseurs, etc.).

  • Il permet des échanges plus fluides entre tous les collaborateurs

Grâce à un bon outil de planification, les échanges entre équipes se font de manière plus limpide. Le logiciel se charge en effet de l’organisation du planning de façon automatique, en tenant compte des disponibilités de chacun et du niveau de priorité des tâches. Les conflits relatifs à une mauvaise gestion des horaires sont ainsi évités et les bons rapports avec les autres collaborateurs sont assurés.

  • Il améliore les relations clients de l’entreprise

Le logiciel de planning constitue un outil de marketing digital par excellence. Il contribue entre autres à l’amélioration des relations de l’entreprise avec ses clients, dans le sens où il augmente la capacité de flexibilité et accroît la réactivité face à  des missions urgentes.

Si le programme se montre performant, la clientèle se verra ainsi plus satisfaite et sera davantage fidélisée. Par ailleurs, il faut savoir que cet outil de planification fait partie des incontournables dans le cadre de la planification des actions marketing.

Avec l’aide d’un bon logiciel CRM, il accompagne les collaborateurs dans l’analyse des demandes des clients (besoins, plaintes, réclamations…) pour ensuite leur faire des propositions qui cadrent en tout point avec leurs exigences.

Suivre en temps réel les étapes de réalisation d’un projet

Un outil de planning numérique moderne propose une vue d’ensemble sur chaque projet et sur toutes les ressources déployées pour les différentes tâches et opérations qui le constituent. En temps réel, il permet de voir les missions débutantes, celles en cours, celles en attente et celles qui sont achevées, mais qui ont besoin d’un contrôle.

Il aide également au suivi du temps de travail effectif de chaque collaborateur sur une attribution en particulier. Avec un système de pointage en ligne par exemple, il facilite donc le calcul des heures travaillées par jour ou par semaine, ainsi que le cumul des heures sur le projet en entier.

 

Des changements au niveau du planning peuvent perturber l’organisation en interne, mais peuvent aussi dans le pire des cas, mener vers le départ de nombreux clients. Pour éviter ainsi ces désagréments, il est recommandé de faire usage d’un logiciel de planification approprié.

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